DocuWare
DMS – System
Was ist ein DMS-System?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Ihrem Unternehmen hilft, digitale und physische Dokumente zentral zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen.
Es verbessert den schnellen Zugriff, die Sicherheit und die Compliance, bietet Versionskontrolle, Dokumentensuche und Workflow-Automatisierung.
Vorbereitet mit DocuWare!
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Gemeint sind damit XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. So schreibt es das Wachstumschancengesetz vor.
Mit DocuWare sind Sie bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet.
Mehr Informationen zu der E-Rechnung Pflicht finden Sie auf der Seite des BMI oder hier.
Der Vorteil?
Ein DMS steigert die Effizienz, reduziert den Papierverbrauch und optimiert Dokumentenprozesse. Es ermöglicht sichere, zentrale Ablage und schnellen Zugriff, was die Produktivität erhöht.
Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen!
Mit DocuWare haben Sie eine leistungsstarke Lösung zur Dokumentenverwaltung, die durch nahtlose Integration verschiedener Quellen Ihre Effizienz erheblich steigert.
Egal von welcher Quelle Sie importieren, DocuWare bietet Ihnen die Lösung!
Dank zentraler Ablage und Verwaltung wird der Zugriff in Ihrem Unternehmen auf wichtige Informationen vereinfacht, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Zusammenarbeit verbessert.
Formulare gefällig?
Mit DocuWare Forms haben Sie, die Möglichkeit die Erstellung und Verwaltung digitaler Formulare, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Effizienz steigern.
DocuWare’s intuitive Benutzeroberfläche erlaubt es Ihnen, Formulare schnell und einfach zu gestalten, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Sie und Ihre Mitarbeiter können aus verschiedenen Feldern wie Text, Datum, Checkboxen und Dropdown-Menüs wählen, um maßgeschneiderte Formulare zu erstellen.
Die Integration von Pflichtfeldern versichert Ihnen, dass alle notwendigen Informationen eingegeben werden, was die Datenqualität verbessert und Fehler reduziert.
DocuWare reduziert den Papieraufwand in Ihren Geschäftsprozessen und beschleunigt administrative Prozesse erheblich. Ihre Formulare können Sie für verschiedene Zwecke wie Sozialversicherungsanmeldungen, Kundenanfragen oder interne Genehmigungen verwenden.
DocuWare Forms unterstützt die digitale Transformation, indem es Ihre manuellen Aufgaben digitalisiert und somit die Produktivität und Übersicht Ihrer Mitarbeiter steigert.
Elektronische Signaturen? Kein Problem!
Verwalten Sie Ihre Elektronische Signaturen mit DocuWare!
Wir bieten Ihnen mit DocuWare eine effiziente, sichere und rechtskonforme Methode zur Dokumentenunterzeichnung.
Der Prozess in DocuWare wird durch die Integration vertrauenswürdiger Serviceanbieter abgesichert, die höchste Sicherheitsstandards und Rechtsverbindlichkeit garantiert.
Die Digitalisierung des Signaturprozesses spart Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand Ihrer Mitarbeiter erheblich.
Dokumente können in Echtzeit und von überall aus unterzeichnet werden, was die Zusammenarbeit Intern aber auch mit Ihren Kunden verbessert.
Automatisierte Workflows und umfassende Nachverfolgungsfunktionen optimieren anschließend die Dokumentenverarbeitung.
DocuWare stellt für Sie sicher, dass alle Signaturen authentisch und manipulationssicher sind, wodurch Unternehmen wie Ihres, alle Dokumente schnell, sicher und effizient verwalten kann.
Managemant leicht gemacht!
DocuWare bietet Ihnen ein leistungsstarkes automatisches Aufgaben-Management, dass die Effizienz im Arbeitsalltag erheblich steigert.
Durch DocuWare’s zentraler Verwaltung von Aufgaben und Dokumenten können Ihre Mitarbeiter die Ihnen zugewiesenen Aufgabenlisten schnell und übersichtlich einsehen.
Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen stellen für Sie sicher, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Workflows leiten Dokumente automatisch an die zuständigen Mitarbeiter und Abteilungen weiter und sorgen so für reibungslose Prozesse Ihres Unternehmens.
Die Integration von Aufgaben in Dokumentenpools ermöglicht eine strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung. Dies reduziert manuelle Arbeitsschritte und minimiert das Risiko von Fehlern.
DocuWare fördert das automatische Aufgaben-Management, die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit in Ihren Geschäftsprozessen!
DocuWare
Warum genau DocuWare?
Effizienzsteigerung
DocuWare steigert die Effizienz in Unternehmen erheblich. Durch automatisierte Workflows und schnelle Dokumentensuche sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit und reduzieren Fehler.
Die zentrale Ablage ermöglicht Ihnen einen dauerhaften Zugriff auf Dokumente, fördert die Zusammenarbeit und unterstützt die Remote-Arbeit für Ihre Mitarbeiter.
Mit DocuWares nahtlosen Integration in ERP- und CRM-Systeme haben Sie einen vereinfachten Zugriff auf relevante Dokumente direkt aus den genutzten Anwendungen.
Die Versionenkontrolle sorgt dafür, dass stets mit aktuellen Informationen gearbeitet wird.
Die Reduzierung manueller Aufgaben ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Ebenfalls gewährleisten automatisierte Erinnerungen und Fristenmanagement termingerechte Erledigung.
Sicherheit
DocuWare bietet Ihnen eine sichere Ablage für alle Unternehmensdokumente.
Mit umfassenden Zugriffsrechten und Benutzerrollen können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Verschlüsselungstechnologien helfen dabei Ihre Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand zu schützen.
Regelmäßige Backups und Redundanz sorgen dafür, dass Dokumente bei Systemausfällen oder Datenverlust wiederhergestellt werden können.
Die Audit-Trail-Funktion protokolliert jede Aktion, die Ihre Mitarbeiter an einem Dokument vornehmen, und gewährleistet so Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Arbeitsablauf.
DocuWare unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch integrierte Compliance-Tools. Mit revisionssicheren Archiven werden Dokumente unveränderbar gespeichert, was besonders für rechtlich relevante Dokumente wichtig ist.
Der cloudbasierte Zugang ermöglicht Ihnen sichere Zusammenarbeit und Datenverfügbarkeit auch außerhalb des Büros.
Insgesamt bietet DocuWare eine robuste und zuverlässige Lösung für die sichere Dokumentenablage in Ihrem Unternehmen.
Integrationen
Die Integration von DocuWare mit Ihren Geschäftsanwendungen optimiert die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter erheblich.
Durch die nahtlose Einbindung in ERP-, CRM- und E-Mail-Systeme können Benutzer direkt aus ihren gewohnten Anwendungen auf relevante Dokumente zugreifen.
Dies spart Zeit und Geld, da das Wechseln zwischen verschiedenen Programmen entfällt.
Ebenfalls wird die Datenkonsistenz erhöht, da DocuWare Ihre Informationen automatisch synchronisiert.
Die Integration erleichtert die Automatisierung von Prozessen, wie Rechnungsfreigaben oder Kundenanfragen, direkt aus dem CRM heraus.
Mitarbeiter profitieren von einem zentralen Informationshub, der alle relevanten Daten und Dokumente zusammenführt. Dadurch werden die Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert.
Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens profitieren ebenfalls, da alle auf dieselben, stets aktuellen Daten zugreifen können.
DocuWare trägt mit Geschäftsanwendungen dazu bei Prozesse zu vereinfachen und unterstützt die digitale Transformation bei Ihrem Unternehmen.
Automatisierung
Die Einführung von DocuWare führt zu einer deutlichen Reduzierung manueller Aufgaben und optimiert dadurch die Effizienz im Unternehmen und Ihren Mitarbeitern.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Dokumentenerfassung, -weiterleitung und -genehmigung minimiert DocuWare den Bedarf an manuellen Eingriffen. Benutzer profitieren von automatisierten Workflows, die Prozesse beschleunigen und die Fehleranfälligkeit reduzieren.
Die intelligente Datenextraktion und -klassifizierung erleichtert die Organisation und Speicherung von Ihren Dokumenten, wodurch sich die manuelle Dateneingabe erheblich verringert.
Mit der nahtlosen Integration in bestehende Geschäftsanwendungen entfällt das mühsame Wechseln zwischen verschiedenen Systemen. DocuWare stellt sicher, dass Dokumente automatisch an die richtigen Empfänger gelangen und erforderliche Aktionen sofort ausgelöst werden.
Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumentenprozessen wird der physische Papierfluss nahezu eliminiert. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Kosten für Druck und Lagerung Ihrer Dokumente.
DocuWare ermöglicht Ihren Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und trägt somit zur Steigerung der Produktivität bei.
Terminmanagement
DocuWare gewährleistet die Einhaltung von Fristen und Terminen durch automatisierte Erinnerungen und einem Fristenmanagement.
Benutzer werden rechtzeitig an bevorstehende Deadlines erinnert, wodurch Verzögerungen und Vergessenheit minimiert werden.
Aufgaben und Dokumentenbearbeitungen können termingerecht abgeschlossen werden, was die Effizienz und Zuverlässigkeit der Arbeitsprozesse erhöht.
DocuWare bietet Ihnen, individuelle Fristen für verschiedene Dokumente und Workflows festzulegen, die automatisch überwacht werden. Dies sorgt dafür, dass wichtige Projekte und Aufgaben stets im Blick bleiben.
Die zentralisierte Verwaltung von Fristen reduziert refuziert zudem das Risiko, Termine zu verpassen.
Durch die Integration in bestehende Geschäftsanwendungen wird sichergestellt, dass Fristen auch in anderen Systemen berücksichtigt werden.
DocuWare trägt somit zur Verbesserung des Zeitmanagements und der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften in Ihrem Unternehmen bei.
Die präzise Überwachung und Einhaltung von Terminen fördert eine pünktliche und effiziente Erledigung von Aufgaben und Projekten bei Ihren Mitarbeitern.
Remote-Arbeit
DocuWare unterstützt die Mobilität und Remote-Arbeit umfassend.
Mit seiner Cloud-basierten Infrastruktur ermöglicht es den sicheren Zugriff auf Dokumente und Workflows von jedem internetfähigen Gerät aus.
Berechtigte Mitarbeiter haben die möglichkeit unabhängig von ihrem Standort effizient zu arbeiten, was die Flexibilität erhöht.
Die zentrale Ablage sorgt dafür, dass alle Ihre Dokumente stets aktuell und verfügbar sind.
Dank der mobilen App haben Nutzer auch unterwegs Zugriff auf wichtige Informationen und können Aufgaben erledigen.
Die nahtlose Integration mit anderen Geschäftsanwendungen erleichtert die Nutzung Ihrer bestehender Systeme. Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine Aufgaben mehr verpassen werden.
Die Versionenkontrolle stellt sicher, dass immer mit den neuesten Dokumenten gearbeitet wird. Dadurch wird die Produktivität auch außerhalb des Büros aufrechterhalten und die Zusammenarbeit im Team verbessert.
DocuWare fördert eine moderne, flexible Arbeitskultur und steigert die Effizienz Ihres Unternehmens.
Überzeugt?
Dann melden Sie sich noch heute!